MESIN-MESIN KANTOR ELEKTRONIK

A. MESIN KETIK ELEKTRONIK

Mesin Ketik Listrik dibagi menjadi dua jenis berdasarkan elemen pencetaknya (typing element), yaitu: mesin tik listrik sistem batang huruf dan mesin tik listrik sistem bola huruf. Huruf pada mesin tik sistem bola huruf, hurufnya tidak terpasang pada batang yang memantul, tetapi pada bola huruf yang diljatuhkan kedalam posisinya pada mesin. Ketika sebuah tombol ditekan, bola itu berputar hingga huruf yang diminta/berada pada posisi sewaktu tindakan pengetikan terjadi. Bola huruf ini dapat dengan muda ditukar tanpa melepaskan selinder, dengan demikian memungkinkan pengunaan berbagai jenis huruf sehelai kertas sesuai dengan kertas.

Perbedaan antara mesin ketik Elektro-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan ke kepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan.

Mesin ketik elektronik mempunyai lebih banyak keistimewaan yang dapat meningkatakan produktifitas dan presentasi pengetikan. Mesin ini juga lebih tidak berisik dan memberikan peluang untuk meningkatakn efisisensi dan efektifitas kerja dan dapat dihubungkan dengan komputer mikro. Semua mesin elektronik mempunyai semacam memori.

1. Ada tiga jenis utama mesin ketik elektronik, yaitu:

a.    Mesin yang hanya dapat mengoreksi,  mesin ini mempunyai memori kecil yang menyimpan (sekitar enam hingga beberapa ratus karakter huruf) apa yang baru saja diketik/koreksi dapat dibuat dengan satu pukulan tombol yang mengangkat kesalahan ketik dan huruf yang benar menggantiaknnya.

b.   Mesin yang dapat menyimpan, mesin ini memungkinkan, paragraf yang kerap digunakan, surat singkat, dan sebagainya untuk diketik secara otomatis (20 karakter perdetik) dan menggabungkanya dengan teks lain.

c.    Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit, mesin ini memiliki memori yang jauh lebih besar hingga 64.000 karakter.

2. Fasilitas Utama Mesin Ketik Elektronik

1. Koreksi pengangkatan otomatis, mesin ketik elektronik memiliki memori koreksi yang mengingat karakter yang baru saja diketik.
2. Ada mesin yang hanya dapat mengoreksi satu baris, dapat mengoreksi karakter yang tersebar pada beberapa baris. Satu hal, mesin ketik yang dapat digunakan untuk mengedit melakukan pengeditan didalam memori mesin sehingga tidak perlu membuat koreksi pengangkatan atas apa yang telah diketik di atas kertas)
3. Peraga baris (line display), banyak mesin yang memiliki peraga LED (light emitting diode) yang memperlihatkan 10 hingga 40 karakter sehingga memungkinkan dilakukanya koreksi pada peraga sebelum dicetak.
4. Spasi dan pitch yang proporsional, jumlah karakter yang dapat diketik pada satu inci disebut pitch. Spasi yang proporsional mengubah-ubah jumlah karakter dalam satu inci sebanding dengan ukuran individualnya sehingga menghasilkan efek yang rapi.
5. Fasilitas pengeditan, pengeditan dasar adalah koreksi yang dibuat karakter sehingga sangat lambat bila orang lain ingin menghapus sejumlah kata. Tidak mudah untuk mengubah kata atau kalimat di dalam dokumen karena kata atau kalimat itu harus dihapus lebih dahulu dan kemudian diketik kembali.
6. Cetak Tebal, ini didapatkan terutama pada mesin “heavy duty” dan efeknya ditimbulkan dengan Daisy Wheel yang menghantam pita sebanyak dua kali, pukulan kedua sedikit bergeser ke samping sehingga menimbulkan efek citra sangat jelas dan rapi.
7. Penjajaran (justification), margin kanan diratakan secara otomatis.
8. Garis bawah otomatis, sewaktu kata diketik, kata tersebut digaris bawahi secara otomatis, tidak perlu kembali ke depan kata bersangkutan dan mengetik ulang garis bawahnya.
9. Penempatan di tengah (centering), judul dan sebagainya dapat secara otomatis diletakkan di tengah dengan menyentuh sebuah tombol. Fungsi ini terutama ada pada mesin heavy duty.
10. Tabulasi desimal, kolom angka decimal dapat dibariskan secara otomatis pada titik desimal.
11. Tombol setengah spasi, gerakan dengan setengah spasi, jadi koreksi kesalahan ejaan dengan menyisipkan huruf yang terlewatkan dapat dilakukan.
12. Pengumpan kertas otomatis, pengumpan otomatis lembaran kertas ke dalam posisi yang sudah ditentukan sebelumnya. Kertas pun siap untuk diketik.
13. Tombol pengulang otomatis, bila tombol tetap ditekan, maka karakter yang sama akan terus diketik.
14. Penggeser mundur kereta otomatis, setiap kali akhir baris dicapai, roda huruf secara otomatis berpindah kebaris berikutnya. Pengentikan tidak perlu dihentikan karena karakter yang diketik disimpan di dalam memori penyangga (buffer memori) pada mesin dan kemudian diketikan kereta sudah berada pada posisinya di baris berikutnya.
15. Indent block, satu blok kertas atau paragraf dapat secara otomatis diinden (dimulai beberapa ketikan dari margin kiri) sehingga meningkatkan mutu penyajian.
16. Memori formulir, tata letak formulir dapat disimpan dengan menekan sebuah tombol, posisi dapat digerakkan dengan cepat ke atas, ke bawah dan ke samping, suatu keistimewaan yang sangat berguna untuk formulir yang sudah dicetak sebelumnya.
17. Tabulasi garis vertikal, bila beragam terjadi dari satu posisi tabulasi ke posisi tabulasi yang lain, maka garis vertikal dapat dicetak secara otomatis.

3. Perlengkapan Mesin Ketik Elektronik

1. Pita Mesin Ketik

Sebagian besar mesin ketik dapat menggunakan pita dari perbagai pabrik dan harga sangat bervariasi. kebanyakkan mesin ketik dengan bola huruf menggunakan jenis pita yang sama. Dalam memilih pita sebaiknya anda memeriksa harga dari penyalur yang berbeda untuk mendapatkan harga yang masuk akal. Pita kain lebih ekonomis, tetapi mutu pengetikakannya lebih rendah. Pita film karbon yang memberikan cetakan kualitas tinggi semakin banyak digunakan.

2. Kertas Sinambung

Jika formulir rutin yang panjang, seperti faktur, harus diisi juru ketik, banyak waktu yang dihabiskan untuk menyisipkan kertas karbon dan memasang formulir ke dalam mesin. Persiapan ini dapat sangat dikurangi dengan penggunaan kertas sinambung. Alat tambahan dapat dipasang pada kereta mesin ketik untuk mengambil sejumlah formulir yang tercetak pada lembaran yang panjang yang biasanya dilipat secara zigzag. Formulir yang berurutan dengan demikian diumpankan ke dalam mesin hanya dengan memutar silinder. Bagian belakang dari aslinya dan aslinya semua kecuali salinan yang terakhir dilapisi dengan karbon atau sebuah alat tambahan yang memungkinkan lembaran kertas karbon atau pita digunakan berulang-ulang dengan menariknya ke bawah pada perangkat formulir berikutnya setelah setiap pengetikan diselesaikan.

4. Mesin Ketik Elektronik yang Dihubungkan dengan Komputer

Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro sehingga berfungsi sebagai pencetak (printer) atau terminal masukkan (input terminal). Sebagian besar pabrik mesin ketik menyediakan fasilitas ini, tetapi sebaiknya memiliki jenis huruf yang sesuai.

Microwriter hanya memiliki enam tombol dan berukuran 9 x 4 inci. Tombol-tombolnya terpasang sedemikian rupa sehingga sesuai untuk digunakan untuk jari-jari pada satu tangan. Pada bagian atasnya terdapat peraga kristal cair 14 karakter dan pada masing-masing ujungnya terdapat soket untuk dihubungkan dengan TV atau monitor, pencetak, tape-recorder dan adaptor listrik. kecepatannya sekitar 50 kata per menit. Hubungan TV (TV interface) diperlukan untuk memperagakan hingga 24 baris teks sekaligus dan hingga 60 karakter pada setiap baris.

B. MESIN HITUNG ELEKTRONIK (ELECTRONIC CALCULATING MACHINE)

Mesin hitung elektronik selain memiliki fungsi yang sama seperti mesin hitung manual/ listrik, yaitu untuk melakukan operasi hitung penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian ( +, –, x, : ) juga dapat melakuakn perhitungan-perhitungan lainnya (khusus) dalam bidang matematika, statistika maupun perhitungan-perhitungan bisnis.

1. Ciri-Ciri Mesin Hitung Elektronik

1. Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, batrei dan listrik.
2. Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik
3. Hasil perhitungan (output), cepat dan mudah dilakukan
4. Bentuk kecil dan ringan.

2. Jenis-jenis Mesin Hitung Elektronik

Adapun jenis- jenis dari pada mesin hitung elektronik itu dapat dilihat dari beberapa hal, antara lain:

a. Berdasarkan Tenaga Penggerakannya

1)    Solar Powered Calculator.

2) Solar/Battery Powered Calculator.

3) Baterry Powered Calculator.

4) Battery/Electric Powered Calculator.

5) Electric Powered Calculator.

b. Berdasarkan bentuk dan ukurannya;

1)    Card Calculator.

2)    Wallet Calculator.

3)    Hand Calculator.

4)    Semi desktop calculator.

5)    Desktop Calculator.

                                         

c. Berdasarkan penggunaanya

1)    Financial/Bussiness Calculator,

2)    Scientific Calculator.

3)    Office Calculator.

d. Berdasarkan penampilan hasilnya.

1)   Non Printing Calculator.

2)   Printing Calculator.

e. Berdasarkan kemampuan operasinya (banyaknya digit).

1)  Mulai dari 8, 10, 12, 14 dan 16 digit.

C. MESIN PENCATAT UANG KAS (CASH REGISTER)

Cash Register ini merupakan mesin pencatat transaksi kas, biasanya dipergunakan di toko-toko atau super market.

1. Ciri-Ciri Cash Register

1. Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.
2. Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.
3. Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakan nama barang pada display.
4. Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.
5. Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencacatatan terpisah
6. Memiliki 1-30 departemen paad satu mesin.

2. Jenis-Jenis Cash Register

a. Berdasarkan Sistem Operasinya

1)    Cash register terdiri sendiri (stand alone)

2)    Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.

3)    Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (local area network)

b.  Banyaknya Departemen

1)    Cash register kecil (1-8 depertemen)

2)    Cash regsiter sedang (10-20 departemen)

3)    Cash register besar (lebih dari 20 departemen)

c. Berdasarkan Banyaknya Kasir (Operator)

1)    Cash register untuk 1 kasir

2)    Cash register untuk 4 kasir

3)    Cash register untuk 8 kasir

3. Komponen Mesin (Cash Register Merek Tec Ma 215-20)

1. Layar belakang (untuk pembeli)

1)    (-) Untuk operasi RTN MOSE (return merchandise), pengembalian             barang yang telah dijual.

2)    Z Untuk operasi (Z – ), dan (Z + ) yaitu berupa discount/potongan harga                         dalam %.

3)    TXBL Untuk operasi TXBTL (taxable total), penjumlahan harga jual  ditambah pajak.

4)    ST Untuk operasi subtotal

5)    TL Untuk operasi total

6)    CG Untuk operasi change due, pemberian uang kembali.

7)    SHORT Untuk operasi shortage, jumlah pembayaran lebih kecil dari harga barang.

2. Layar depan (untuk operator)

Memuat 11 angka dan 10 lampu pesan yaitu:

1)    Delapan angka di bawah AMOUNT, menunjukkan besarnya transaksi.

2)    Tiga angka di depan (di bawah PLU), menunjukkan kode PLU (Price Look Up)

3)    Angka kedua dan ketiga dari depan di bawah DPT menunukkan kode departemen.

4)    Angka ketiga dari depan (RPT) menunjukkan perhitungan ulang antara departemen atau PLU

5)    SLP Operasi validation slip, (mencetak lembar validasi)

6)    ALM Operasi alarm, berfungsi jika terjadi kesalahan tujuh lampu lainnya   sama dengan lampu belakang.

3. Keyboard

Pada papan kunci ini terdapat kelompok tombol fungsi, tombol angka dan tombol departemen.

4. Laci Uang (Cash Drawer)

Memuat petak-petak untuk meyimpan uang (dikelompokkan) berdasarkan kelompok uang sejenis (ratusan, ribu dan seterusnya).

5. Mode Kunci (Mode Lock)

1)    Kunci reg, dipergunakan oleh kasir

2)    Kunci x, dipergunakan oleh pembatu/ koordinator kasir

3)    Kunci NA dipergunakan oleh menejer (untuk mencocokan uang yang ada di kas dengan jumlah uang yang tertulis pada kertas hitung). (OFF – REG – X –Z)

4)    Kunci set, dipergunakan oleh programer (OFF – SET)

6. Kunci kasir (Cashier Lock)

Memuat 4 kasir dan untuk tiap kasir memiliki anak kunci (satu lubang untuk dua kasir.)

7. Kunci On- Off (Receipt On-Off Switch)

Pada posisi on, transaksi tercetak pada bukti penerimaan dan kertas jurnal. Sedangkan pada posisi off, transaksi hanya masuk/tercetak pada kertas jurnal.

8. Kunci Tutup Pencetak (Printer Cover Lock)

Berfungsi untuk membuika menutup pencetak derngan menggunakan anak kunci

9. Tanda Terima dan Jurnal (Receipt And Journal)

Kertas jurnal terletak di sebalah kirti dan dipotong untuk diberikan pada pembeli, sedangkan kertas jurnal di sebalah kanan untuk mengetahui transaksi kas, dan,

10. Tutup pencetak (Printer Cover)

4. Komponen Keyboard (Cash Register Merek TEC MA 215-20)

a.    RCPT Kunci Penampilan Jumlah Penerimaan, kunci ini digunakan untuk menampilkan hasil penjualan (jumlah transaksi kas) caranya: letak RCPT tanpa memasukan angka

b.    RTN Kunci pengembalian barang (Returned Merchandise Key), berfungsi untuk mengurangi transaksi kas karena ada barang yang dikembalikan oleh pembeli

c.    X Kunci pengali (Multiplication Key), berfungsi untuk mengalikan jumlah barang dengan harga barang

d.    Kunci penghapus item (Item Correct Key), berfungsi untuk menghapus transaksi terakhir yang tercetak pada register

e.    Kunci PLU (Price Look Up), berfungsi untuk memasukan jumlah dalam register dengan harga yang telah diprogramkan dengan kode PLU

f.     Kunci angka untuk memasukan nilai angka berupa harga, jumlah dan nomor kode PLU. Sedangkan titik desimal berfungsi untuk memasukan angka desimal.

g.    Kunci koreksi (Clear Key), berfungsi untuk membatalkan pemasukan angka sebelum menekan kunci fungsi lain.

h.    Kunci Pencetak Validasi (Validation Key), berfungsi untuk mencetak jumlah transaksi

i.      Kunci kertas tanda terima (Receipt Feed Key), berfungsi untuk memajukan kertas

j.      JF Kunci kertas jurnal (Journal Feed Key), berfungsi untuk memajukan kertas jurnal (untuk audit)

k.    Kunci tanda dan no sale (Non Add Key & No Sale Key), berfungsi untuk mencetak tanda (nomor langganan, kartu kredit) dan untuk mengetahui jumlah uang dalam laci

l.      Kunci potongan harga (Amount Discount Key), berfungsi untuk mengurangi jumlah potongan harga dari total penjualan

m.   Kunci persen potongan harga (Percent Discount Key), berfungsi untuk menguarangi ptotongan nharga dalam % dari total penjualan

n.    Kunci jumlah kredit (Credit Total Key), berfungsi apabila pembayaran dengan kartu kredit

o.    Kunci setoran di luar transaksi, berfungsi untuk memasukan uang persediaan kas bukan karena transaksi penjualan

p.    Kunci pengambilan uang kasBerfungsi untuk mengurangi uang dalam kas di luar transaksi

q.    Kunci penerimaan cek (Cheque Tender Key), berfungsi untuk memasukan jumlah pembayaran dengan menggunakan cek

r.     Kunci jumlah sementara (Sub Total Key), berfungsi untuk memperoleh jumlah sementara

REFERENSI

Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen. ilmuadministrasi.wordpress.com. Diakses  24 Maret 2015 (19.00)